会議室を取る際の注意点

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会議室を取る際の注意点についてお話します。

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仕事で会議を開くことは日常茶飯事です。

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特に年度初めの今の時期は年末に残った仕事を片付けて来る3月の納期に向けて1年で最も忙しい時期といっても過言ではありません。



当然それに向けての会議もおのずと増えてきます。

そんなときに会議室が借りられないなんてことになったらみんなから非難を喰らうことになります。ひどいと、会社の業績を左右しかねない状況になってしまうこともあるので、あらかじめ確実に借りられるよう慎重な手配が求められます。


いつまでに予約しておくと安心かというと、遅くても1か月前にはしておくといいです。

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このため、事前に会議を取る日にちを決定する仕事が必要になりますが、みんなの予定を合わせるため、そして会議日の周知のためにもさらに1か月前にこの作業が必要になります。


早ければ早い程会議室は取りやすいですが、一方でほかの業務で使いたい人にとって、あまりに早く取りすぎてしまうと流動的に動くことができず、緊急時に会議を開きたくても場所がないとして、がんじがらめになってしまいます。
そういった人たちとも良好な関係を築く意味でも早くても3か月前以上早めにとるのはなるべく避けた方がいいです。
マナーでもあります。


また、時間にも気を付けなければなりません。

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会議が立て続けに起こらなければ1日なり、午前・午後といった形で余裕をもって取ればいいのですが、たくさん会議を予約するときやほかのチームが会議を開きたいときなどにも対応する必要があります。

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1時間が一つの目安になりますが、1時間で終わる会議はまず存在しません。
最低2時間は必要になりますが、他の部署なり会社なり、会議を必要とする人たちとの時間のすり合わせが必要になります。

彼らと良好な関係を築くためにもあらかじめ会議の内容を聞いて、その議題に対してどれくらい時間が必要になるかということを意識したうえで少しだけ余裕をもって予約するといいでしょう。
あまり長い時間を会議予約時間として設定してしまうと、次に部屋を抑える際に他の人にマークされてしまい、非常に借りづらくなります。

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自分ひとりで会社は動かないので、時には会議を抑える人たち同士で定期的に集まり、そのような時間や日程のすり合わせを適宜行うといいでしょう。

それにより、各自の持っている最新の情報をお互いに把握することができますし、その情報を知ったことで、動ける対応も変わってきます。

臨機応変に対応できる対応力も必要になってくるのでスケジューリングできる人の仕事ぶりを参考にするといいでしょう。

そして、会議室の場所も重要になります。

重要な案件や内容を会議の議題として話す場合、他社を入れてはいけません。

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隣の部屋から声が漏れてしまう場所の部屋を取ってしまうと、自分たちが話す声も隣の部屋にいる人に聞こえているということになってしまい、大きな損害を被る可能性があります。

このため、事前に下見をすることが大切です。
以上の点に気を付けて会議室を借りるのがいいです。


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